La réponse courte
Commencez par un seul processus. Décrivez-le étape par étape avec ceux qui le font, mesurez où le temps part, et nommez ce qui ralentit. Choisissez une étape fréquente, simple à vérifier, et essayez l’IA dessus, avec une personne qui valide chaque résultat. Gardez ce qui aide, retirez le reste.
Pourquoi ne pas commencer par l’outil
Une IA branchée au hasard ajoute souvent une étape de plus : il faut l’ouvrir, lui expliquer, relire. Branchée sur la bonne étape, elle en retire une. Pour savoir laquelle, il faut d’abord voir le travail tel qu’il se fait : les étapes, les logiciels, les exceptions, et le temps réel de chaque étape.
Les six étapes
- Comprendre un processus. Écrivez une phrase par étape (qui, quoi, quel logiciel) et les règles dessous. Le guide Comment documenter un processus donne la méthode.
- Mesurer où le temps part. Combien de fois l’étape revient, et combien de temps elle prend. Une durée mesurée vaut mieux qu’une durée estimée en réunion.
- Nommer ce qui ralentit. Demandez à ceux qui font le travail. Les irritants tombent presque toujours dans quatre familles : la double saisie, l’attente, la recherche d’information et le contournement.
- Choisir une ou deux étapes. Une étape fréquente, au résultat facile à vérifier, où une erreur se voit et se corrige. Écrivez ce que vous voulez y gagner.
- Essayer petit, avec l’équipe. L’IA prépare, une personne vérifie et valide. Ceux qui font le travail l’essaient, la corrigent et décident quand lui faire confiance.
- Mesurer de nouveau. Comparez le temps de l’étape avant et après. Ce qui aide reste ; le reste est retiré.
Quel irritant, quelle aide de l’IA
| Irritant | Exemple | Ce que l’IA peut faire | Ce qu’une personne vérifie |
|---|---|---|---|
| Double saisie | Recopier le total d’Excel vers le logiciel comptable | Préparer la saisie à partir du calcul | Les montants, avant de valider |
| Recherche d’information | Retrouver le prix d’un fournisseur ou une règle | Répondre à partir du guide relu par l’équipe, en citant d’où vient la réponse | Que la source est la bonne et à jour |
| Contournement | Refaire un calcul à la main, dans un fichier bricolé à côté du logiciel | Proposer le calcul à partir des règles écrites dans le guide | Le résultat, sur quelques cas déjà connus |
| Attente | Une approbation qui attend jusqu’au lendemain | Souvent rien : c’est une règle à écrire, pas une IA à ajouter | La règle elle-même |
Les exemples viennent d’un cas fictif, la préparation de soumissions à l’Atelier Tremblay. Le dernier rang compte : parfois, comprendre le processus suffit, et l’IA n’est pas la réponse.
Les données : les questions à poser
Avant d’envoyer le travail de l’entreprise à un service d’IA, posez quatre questions au fournisseur :
- Quelles données partent, exactement, et vers quel service ?
- Combien de temps sont-elles gardées, et où ?
- Servent-elles à entraîner un modèle ?
- Qui, chez le fournisseur, peut les lire ?
Au Québec, la Loi 25 a modifié la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Son article 17 demande une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, ce qui peut viser un service d’IA hébergé ailleurs. Ce guide n’est pas un avis juridique : la personne responsable de la protection des renseignements personnels de votre entreprise, ou un juriste, fera l’évaluation.
Les personnes d’abord
- L’IA propose, une personne décide. Ce que l’IA prépare est vérifié par quelqu’un qui connaît le travail.
- Le processus, pas la personne. On raccourcit des étapes ; on ne mesure pas la vitesse de quelqu’un.
- Ceux qui savent gardent la main. Leur savoir-faire est ce qui rend l’IA utile : c’est lui qui dit ce qui est juste.
Comment Oditan aide à intégrer l’IA
Oditan fait les trois premières étapes avec votre équipe : la bulle pose ses questions entre deux tâches, la carte se dessine, et les durées sont mesurées dans les apps, jamais devinées. Ensuite, si vous le voulez, notre équipe vous accompagne pour intégrer l’IA dans les étapes choisies, une à la fois, et Oditan continue de mesurer. Voir le parcours pour intégrer l’IA et la vue Améliorer. En Abitibi-Témiscamingue, l’accompagnement se fait en personne : voir l’intelligence artificielle en Abitibi-Témiscamingue. Ailleurs, voir l’IA pour les PME du Québec : à distance, et en personne selon l’ampleur du projet.